Ikut pameran berarti bekerja dengan deadline yang tidak bisa digeser. Tanggal loading sudah ditentukan organizer, dan booth wajib selesai sebelum pengunjung pertama datang. Karena itu, persiapan booth pameran sebaiknya dimulai jauh sebelum hari H.
Checklist berikut disusun berdasarkan urutan kerja yang biasa kami jalani saat memproduksi booth untuk klien. Jadikan sebagai panduan, lalu sesuaikan dengan skala booth dan aturan pameran Anda.
H-30 atau lebih: brief dan kebutuhan dasar
Semakin besar dan kompleks booth, semakin awal tahap ini harus dimulai. Untuk booth custom berukuran besar, 30 hari seringkali sudah mepet.
- ☐ Pastikan ukuran dan posisi stand dari organizer (lengkap dengan floor plan).
- ☐ Unduh exhibitor manual: batas tinggi struktur, aturan hanging, jadwal loading-bongkar, dan ketentuan listrik.
- ☐ Tentukan tujuan pameran: awareness, lead generation, penjualan langsung, atau peluncuran produk.
- ☐ Daftar produk yang akan dipajang beserta ukurannya.
- ☐ Tentukan budget dan siapa pengambil keputusan di tim Anda.
- ☐ Kumpulkan referensi visual atau moodboard booth yang Anda suka.
Belum punya desain? Tidak masalah. Referensi visual dan ukuran stand sudah cukup untuk memulai diskusi dengan vendor produksi.
H-25 sampai H-20: desain dan approval
- ☐ Review desain 3D bersama vendor — pastikan desain bisa diproduksi sesuai ukuran asli, bukan hanya bagus di render.
- ☐ Cek alur pengunjung: dari mana orang masuk, di mana mereka berhenti, di mana tim menyambut.
- ☐ Tentukan material sesuai lama pameran dan finishing yang diinginkan.
- ☐ Tentukan kebutuhan lighting, LED screen, dan titik listrik.
- ☐ Ajukan approval desain ke organizer jika disyaratkan (sering wajib untuk booth raw space).
- ☐ Kunci desain final. Revisi besar setelah tahap ini berisiko menggeser jadwal produksi.
H-20 sampai H-5: produksi
- ☐ Siapkan file cetak final dengan ukuran dan resolusi yang benar untuk backwall, fascia, dan signage.
- ☐ Minta update progres produksi secara berkala dari vendor.
- ☐ Siapkan konten untuk LED screen (video loop, format dan resolusi sesuai layar).
- ☐ Pesan furniture tambahan jika tidak termasuk paket booth.
- ☐ Produksi materi pendukung: brosur, merchandise, name tag, seragam tim.
- ☐ Daftarkan nama kru instalasi untuk ID card/pass loading ke organizer.
Salah satu alasan kami memproduksi booth di workshop sendiri adalah kontrol jadwal: progres bisa dicek langsung, dan perubahan kecil bisa ditangani tanpa menunggu pihak ketiga.
H-5 sampai H-1: pre-check dan logistik
- ☐ Konfirmasi jadwal loading dan akses kendaraan ke venue.
- ☐ Pastikan izin kerja dan asuransi (jika diminta venue) sudah beres.
- ☐ Siapkan checklist barang yang dibawa tim brand: produk, dokumen, perangkat demo.
- ☐ Brief tim jaga booth: jadwal shift, pesan utama, cara mencatat lead.
- ☐ Siapkan sistem pencatatan lead (form, scan QR, atau WhatsApp).
Hari loading: instalasi di venue
- ☐ Kru vendor tiba sesuai slot loading.
- ☐ Cek ukuran di lokasi sebelum struktur dipasang.
- ☐ Setelah terpasang, lakukan quality check: kerapian sambungan, lighting, kabel tersembunyi, grafis tanpa gelembung.
- ☐ Tes LED screen, lampu, dan colokan listrik.
- ☐ Booth dibersihkan dan siap sebelum jam buka.
- ☐ Foto booth untuk dokumentasi sebelum ramai pengunjung.
Selama pameran
- ☐ Jaga booth tetap rapi — buang sampah, rapikan brosur, isi ulang display.
- ☐ Catat semua lead dan pertanyaan penting.
- ☐ Simpan nomor kontak vendor untuk kebutuhan perbaikan darurat.
Setelah pameran: bongkar dan follow-up
- ☐ Koordinasi jadwal bongkar sesuai aturan organizer (biasanya malam setelah penutupan).
- ☐ Amankan produk dan barang berharga sebelum kru bongkar masuk.
- ☐ Follow-up lead dalam 1–3 hari selagi brand Anda masih diingat.
- ☐ Evaluasi: apa yang berhasil, apa yang perlu diubah untuk pameran berikutnya.
Kesimpulan
Booth yang rapi saat pameran dibuka adalah hasil dari keputusan yang diambil berminggu-minggu sebelumnya. Mulai dari ukuran stand dan exhibitor manual, kunci desain lebih awal, dan pilih vendor yang bisa menangani produksi sampai instalasi dalam satu koordinasi.
Kalau Anda sedang menyiapkan pameran, baca juga panduan memilih ukuran booth pameran. Untuk produksi booth maupun kebutuhan fisik event lainnya seperti gate, stage, dan branding area, lihat layanan booth pameran custom dan event production kami, atau langsung kirim brief via WhatsApp.